「契約情報の共有がポイント」
契約業務一連のナレッジを一元化するメリットとは

山本光学株式会社
1911年設立。大阪府東大阪市に本社を置く、産業用保護眼鏡、スポーツ用グラス、ゴーグルなどの製造・販売会社。2023年10月よりリーガレッジを利用中。

1.山本光学様の事業概要とは？

O：では、はじめに御社の会社概要についてお伺いさせてください。

松本様：当社は1911年創業光学レンズ・サングラス・ヘルメットなどの製造・販売企業です。光をコントロールするコア技術をベースに、「目を護る」製品を開発してきました。「ComfortableSafety（快適な安全）」を事業テーマとして、働く人々の安全を護る「YK YAMAMOTO」、そしてアスリート の視界を支える「SWANS」の二つのブランドを主軸に、事業を展開しています。

O：1911年というと、110年以上の歴史があるのですね。

松本様：そうですね。レンズ加工からスタートし、戦前は防塵眼鏡や航空眼鏡を製作していました。戦後は食糧難な中、食糧確保用の水中眼鏡の販売などで復興を支え、その後産業用保護具、またスポーツ用アイウエアを開発してきました。

O：その他御社の特徴はございますか？

松本様：特徴としては、企画、開発から製造、販売、小売りまで一気通貫で行っているところですかね。

O：製造業の会社だと、自ら販売経路を持っている会社様は少ないですよね。そこはかなり大きい強みだと思います。

2. 100年以上の歴史がある山本光学様の法務体制と良く結ぶ契約類型って？

O：御社の法務部門の組織体制や業務内容についてお教えいただけますでしょうか。まず御社はどのような体制で法務業務を行っていらっしゃいますか。

松本様：管理部に特許法務室という部署があり、各部門から契約書の相談、レビューを行っています。部署名に特許とあるように知的財産についての管理と出願・登録の支援もしております。締結済みの契約書の維持管理については、管理部総務課が担当しています。

O：なるほど、締結前のレビュー体制と締結後の管理体制が分かれているのですね。人数は何名で、月にどれくらいの契約書対応をされていらっしゃるのですか？

松本様：特許法務室は1名で、総務課は1~2名で契約業務を対応しております。月間審査件数は10件ほどですが、他業務と兼任を行っているため、時期によってはかなりひっ迫してしまいます。

O：バックオフィス業務は時期による業務負担の偏りがどうしてもありますよね。ちなみに、どのような契約類型が多いですか？

松本様：契約書の内容も売買契約、秘密保持契約の他、共同研究契約やスポーツ用品もございますので、アスリートとの契約など多種多様な契約がございます。自動更新有無の契約書が混在しております。

O：ありがとうございます。

3.契約情報の共有が出来ていないところが課題

O：リーガレッジをご利用いただく前は、どんなポイントでお困りだったのでしょうか。

土井様：当社は110年を超える企業になりますので、過去からの多数の契約書がございます。従来、EXCEL台帳による管理を行っておりましたが、数十年前の契約については担当者も定年などにより退職していることもあり、その時の経緯なども分からないものもございます。そういった状況もあり、契約当時の情報の記録、伝達という部分が不十分でした。期限管理についても、EXCEL台帳では期限管理が効率的に出来ていない状況が有りましたね。

O： EXCEL台帳はコストをかけずに始められるという手軽さがございますが、続けていくとなると難しい点が多々ございますよね。保管以外ではございますか？

松本様： 以前はメールやチャットソフトでレビューの対応をしていました。当事者間では記録として残っていますが、当事者以外には記録としては残っていない状況です。特に審査中の契約書ファイルの版管理のいい方法が見つからず、困っておりました。

O： ファイル名などで工夫をしたとしても、版管理は難しいですよね。

松本様：そうなんです。また、全社的に契約書の重要性についても再度社内に再認識が必要という部分も漠然と感じておりました。契約書の中身を確認せずに審査依頼が来たりすることもあるので、ある程度内容を理解したうえで締結を行っていただきたいという思いがございます。

4.リーガレッジ導入の決め手は、契約業務一連のナレッジを共有できる点

O：導入の決め手として、リーガレッジの良かったところを教えていただけますか。

松本様：決め手は4点です。情報共有ができるという部分に重きを置いてサービスを選定いたしました。

　・レビューの記録を残せる。
　・期限管理を充実できる。
　・契約書の中身を、締結部署内で情報を共有し、内容を確認させることができる。
　・過去の契約書に簡単にアクセス（閲覧）出来るようにする。

O：現在リーガレッジをご利用いただいてから半年ほど経ちますが、想定していた効果を実感できていますでしょうか。

松本様：はい、特にナレッジ共有の部分で活用が出来ております。レビュー管理について、版管理、コメント機能が有りますので、レビュープロセスの共有化として最適です。

土井様：カスタムデータ項目（管理項目をユーザ様側で追加する機能）で担当部署が必要な情報も記録として残すことが出来るため、記憶が記録として残るのがいい効果であると考えます。

O：他の会社様にもリーガレッジをお勧めできる点や、特に気に入っている機能があれば教えていただけますか。

松本様：期限管理のアラート機能がおすすめです。この機能を活用し、社内で契約書の期限管理を徹底するというマインドの醸成を行っていきたいと考えております。

O：法務部として今後の展望はどのように考えておりますか？

松本様： まずは締結前と締結後の情報共有の仕組み化を定着させるところですかね。将来的には電子契約導入についても考えていきたいと思います。

O：本日はお時間頂きまして、ありがとうございました。引き続きリーガレッジをよろしくお願い致します。

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