「シンプルかつリーズナブル、契約書管理は必要最低限がいい」2500件に及ぶ契約書管理で選んだ理由

株式会社BitStar（ビットスター）
2014年設立。YouTubeを主な活躍の場とするクリエイター（ユーチューバー）の広告事業・マネジメント支援事業を展開。2021年6月よりリーガレッジを利用中。

1.コンテンツクリエイターをさまざまな面から支援するBitStarで使われる契約書類って？

S：まず始めに、会社プロフィールからお聞かせください。ホームページなど拝見しますと、御社は新しい業態の会社様だなと思っておりまして。YouTubeをメインの場として活躍されてるタレントさん、いわゆるクリエイター（ユーチューバー）の方のマネジメントをされてる会社様、ということでよろしいのでしょうか。

大澤様：そうですね、そこが一番のポイントだと思っています。同じ業界ですとUUUM（ウーム）さんという、上場されている会社さんがあるんですが、UUUMさんをイメージしていただくのが一番わかりやすいですね。

S：ユーチューバーの方を起用されたい企業さんとの橋渡しみたいなこともされるんでしょうか。

大澤様：ピンポイントで YouTube のマネジメントと言ったんですけども、実は当社の最大の売りは広告代理店としての部分でして、例えばクライアントの商品・サービスのタイアップとかですね。もちろんアドセンス収益に関する売上もあるのですが、広告収入が大きいですね。弊社に所属している方のみならず、他事務所さんに所属しているクリエイターさん、事務所には所属していないクリエイターさんにもクライアントの要望に応じて紹介して、タイアップをお願いしています。

S：会社はどういう経緯で設立されたのでしょうか。

大澤様：2014年に設立したんですけども、元々は代表の渡邉の知り合いにユーチューバーがいて、渡邉がその知り合いを手伝っているうちに、この業界にはまったそうです。

S：どれくらいの人数の方が所属していらっしゃるんですか？

大澤様：そうですね、数百名といったところでしょうか。

S：企業様とのタイアップなどでユーチューバーの方が活躍される場では、どんな契約書が使われているのでしょうか。

大澤様：契約書の中で一番数が多いのは「専属マネジメント契約書」というものです。芸能界でもよくありますが、タレントのマネジメントをする上での契約書ということで、それが多数を占めています。
おかげさまで最近はいろんな方が所属してくれる関係で契約書をきちんと交わすことが重要になってきていますし、各クリエイターの方の契約状況・期限管理は担当マネージャーが管理してるんですけれども、そういう管理ができるかも一つのポイントになっています。

S：そうしますと、御社のようなマネジメント業の会社様ですと、所属される方の人数が増えてくればこういう管理が必然的に必要になるもの、というふうに考えてよろしいでしょうか。

大澤様：はい、そうですね。

2.汎用的なクラウドサービスを利用して大きな不満のない契約書管理を実現。しかし、弱点もあって専用ツールを探していた

S：では、リーガレッジをお使い頂く前はどのように管理されていたのでしょうか？

大澤様：Google のスプレッドシートで契約書の一覧を作り、契約書本体はGoogleドライブに保存して、一覧から契約書本体へリンクを貼っていました。管理項目としては、契約相手方の会社名や反社チェックの有無、与信関連の情報などですね。

S：Google スプレッドシートは共有なども簡単ですし、使い勝手の悪いものではないと思いますが、どんな観点でシステム化しようと思われていたのでしょうか？

大澤様：おっしゃる通り Googleスプレッドシートでもある程度の管理レベルは達成できると思ってます。ですが、各部門個別の設定をするのに少々不便を感じていました。契約書はセンシティブな情報も含むので、弊社ではコーポレートの間接部門にしか開示できないようにしている背景がありまして、そこが一番ネックでしたね。

S：権限をどう管理するか、という点が課題だったと。

大澤様：一番のポイントはそうですね。

S：リーガレッジに決めていただいたポイントというのはどこにあったのでしょうか？

大澤様：まず契約書の登録がしやすかったというところですね。締結する契約書の8割～9割はクラウドサインで行うので、それと連携しているリーガレッジは登録しやすかった。それと、トップページのUIがシンプルで見やすいのもポイントのひとつでした。

また、全ての契約書を法務チームでリーガルチェックしているのですが、「こういう条文はどういう表現をしていたかな」と思った時に、条文検索機能を利用して、レビューの際の参考にするということもしています。この辺りは山内さんがメインで担当しているのですが、山内さんいかがでしょうか。

山内様：一番は使いやすさですね。法務チームにはもうひとり事務担当がいるんですけれども、その方と私とで契約書の登録を担当しています。リーガレッジの使い方をその方に伝えるときも、難しさは感じませんでした。

S：トライアル利用後に本番導入をしていただいたのが6月、それから比較的すぐ保存容量の追加のご要望を頂いたかと思います。

大澤様：そうですね、結構驚かれると思います。専属マネジメント契約書の他にも多種多様な契約書を取り扱っているので、契約書類は累計で2,500件を超えるぐらいありますね。

3.リーガレッジの利用で改善されたポイント。契約書の新規登録作業や、探しものの工数削減効果を実感

S：Googleスプレットシートに比べて改善されたポイントはどんなところでしょうか。

大澤様：まず一番は登録のしやすさから、山内さんともう一名の担当者の方が登録作業にかける工数を削減できたところが一番大きいと思っています。それと、契約書の検索を各部門に担当してもらえるようにできたのはよかったですね。
今まで各部門からは契約書を見られるようにしていなかったので、各部門の方から「この契約ってどうなってますか？」と聞かれた時に、まず法務チームで該当しそうな契約書を探して、ダウンロードして渡してやりとりするという方法だったんです。

S：では、お問い合わせがあった際にひとつずつ対応しなくてもすむようになったということでしょうか。

大澤様：「あのクリエイターの方の契約書、そろそろ更新時期なんだけどどうなってますか」というような問い合わせが、平均して1日1件～2件ぐらいのペースであったので、この工数を削減できたというのは大きな効果だと思っています。

S：なるほど、他部門の方には今まで契約書そのものを開示されていなかったということは、部門の方が探したい契約書を、法務チームの方が探し当てるのも大変だったということですよね。

大澤様：そうですね、該当しそうなものを検索して、「これとこれとこれがたぶん該当しそうなんですが、全部添付しておきますね」というようなことになるわけです。ぴったりこれだとわからないものを、代わりに探し当てるというのはなかなか大変ですね。

今までは検索をかけても絞りきれなくて、該当しそうなものの一覧からさらに会話の中で絞り込んで…ということをしていました。

部門の方も、どういう事情でどの契約書がほしいのかというのを、事細かに説明するのも面倒だと思いますし、リーガレッジを導入して契約書にアクセスできる権限を渡したことで、部門の中で探したいものを完結できるようになったことはよかったと、部門の方からも聞いてます。

4.契約書レビュー機能とクラウドサイン連携で、締結前後のプロセスを途切れさせずにサポート

A：リーガレッジの契約書レビュー機能はのちほど紹介しようと思ってたのですが、BitStar様ではレビューのプロセスは発生しますか？

例えば弊社のようなシステム開発の会社で、お客様先と締結する契約の場合は、最終的に「開発委託契約書」の形になるのですが、その最終形に持っていくまでに、お互いの企業内で文書の内容や書き方を確認・修正して相手先に送り合うというプロセスが出てきます。これを「契約書レビュー」のプロセスと呼んだりしますが、ユーチューバーの方との契約書の締結前にこういうプロセスは発生するのでしょうか。

大澤様：発生しますね。すべての契約書はレビューのために、法務チームを通るようになっています。ワークフローのルートの中に組み込んであるので、そこで法務チームが目を通して内容をチェックします。とはいえ、ひな形になる契約書があり、7割ぐらいは微修正程度ですみますね。

A：では、修正の履歴の管理はどうしていらっしゃいますか？

大澤様：修正の履歴管理はあまりしていなくて、社内で利用しているSlackに都度修正が入ったファイルを残してあるぐらいです。ファイル名に日付を入れて、最新版がわかるようにしてある形です。

A：なるほど、ありがとうございます。 リーガレッジには締結前の文書の修正履歴や版を管理できるレビュー管理機能がありますので、活用して頂ければと思います。

5.とにかくシンプル＆リーズナブルな契約書管理を求めている企業におすすめ。システム会社が運営しているのも好感

S：現在のご利用状況などお伺いしてきましたが、今後のお話を少し聞かせていただければと思います。今は法務チームや間接部門の方、事業部の一部の方へ開示されているとのことですが、今後開示される先を増やしていくご予定や、リーガレッジをどう使うかの展望などあればお聞かせ頂けますか？

大澤様：今後増やしていきたいなとは思っていますけれども、今すぐではないかもしれません。先ほど担当マネージャーの方が契約書を見る機会がよくあると言いましたが、彼らに権限を付与して、必要な契約書を見られるようにすることを考えています。

S：なるほど、そうすると法務チームは契約書の新規作成やリーガルチェックなど、より高度なスキルが必要な業務に携わっていくイメージでしょうか。ちなみにリーガルチェックには、システムを活用していこうというご意向はありますか？

大澤様：リーガルチェックは特に困っている部分はなく、今すぐにとは思ってないです。まあ、あったらいいなあとは思いますが（笑）、費用対効果の面でやや割高かなと思ってます。

S：今回ユーザ事例を作成するにあたって、「こういう例があるなら、自分の会社にも当てはまるんのでは」という、共感を呼ぶようなものにしたいなと思っているのですが、この事例を読まれる方に向けて、おすすめしたい点をお伺いできますか？

大澤様：我々はスタートアップなので、「シンプルに管理できる」というのが大きいです。それを比較的リーズナブルな値段で提供されていると思うので、今現在、契約書をExcelやGoogleスプレッドシートで管理している方には、シンプルかつ費用もそれほどかからず、簡単に契約書を登録できる、というところが推薦ポイントだと思いますね。私が調べる限りですが、これだけリーズナブルな価格で、我々が求めている機能を持っている会社は御社のみでしたね。

S：契約書登録のUI周りなどは、ユーザさんが本当にやりたいことをじゃましないような作りを心がけて設計しているところでもありますので、お褒めいただくととても嬉しいです。ありがとうございます。

大澤様：展示会へ行った際に見た製品の中には「いろんな機能をたくさん持っているけれど、うちではあまり使わないだろうな」というのもありましたし、複雑になればなるほど入力する項目やそれをメンテナンスする労力も増えてくると思うので、最低限の機能に絞られているところがいいと思います。
また、もともとはシステム周りを取り扱っている会社で、こういったシステムサービス関連に強い会社だというところも好感を持てたかなと思ってます。システムサービス周りに強みがあるのかなとイメージを持ちました。

S：ありがとうございます。そう思って頂けて光栄です。本日はお時間頂きまして、ありがとうございました。引き続きどうぞよろしくお願い致します。

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